ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - интересные топики

Интересует система хранения документов: - доступ к документам должен быть не сложнее, чем доступ на расшареный сетевой диск - информация должна быть защищена (храниться зашифрованной) - доменные администраторы не должны иметь возможности прочитать файлы юзеров - поддержка доменной авторизации, для доступа к файлам - клиентское програмное обеспечение должно работать на win2000 и winxp

Всем привет! Понимаю, что на этом сайте обсуждают автоматизированные системы документооборота, но, возможно, у кого-то есть опыт внедрения и поддержки документооборота "вручную", то есть без помощи специальных программ. Описываю ситуацию: IT-компания, с довольно большим объемом внутренней и внешней (то есть рассчитанной на заказчика) проектной документации. Появление тех или иных документов должно планироваться заранее, в соответствии с общим планом проекта. Значительаня часть документов должна проходить процедуру согласования и утверждения с высшим руководством, которое находится в другой стране. Также все последние версии документов по всем проектам должны вскоре после их появления публиковаться на корпоративном портале, о чем все заинтересованные лица должны быть оперативно проинформированы. Важной проблемой является то, что так как менеджеров проектов много, и все они следят только за "своей" документацией, вероятность того, что какой-то документ потеряется и останется у менеджера на машине, очень велика. За этим тоже надо следить. Есть отдельный человек, который отвечает за движение и хранение документов внутри компании. Хотелось бы получить какие-то советы и рекомендации по налаживанию схемы маршрутизации и хранения документов без прибегания к помощи автоматизированных систем. При этом, конечно, не хотелось бы, перегружать процесс бюрократическими процедурами. Заранее спасибо за помощь!

Приветствую всех! Понимаю что где-то обсуждалось, но каждый представитель всовывает свой продукт и не важно реализовано у предлагаемой системы это или нет, считают, что в процессе реализуют (это мое мнение). Может кто имел опыт внедрения/сопровождения, посоветуйте пожалуйста Система должна удовлетворять следующим требованиям: 1. Аутентификация пользователей a. По протоколу LDAP b. Локальная 2. Организационная структура a. Синхронизация с системой SAP/R3 b. Распределение полномочий исходя из организационной структуры 3. Уведомления (формат уведомления должен быть настраиваемым): i. Одному структурному подразделению ii. Нескольким iii. Настраиваемый список рассылки iv. Пользователю 4. Номенклатура дел a. Полномочия назначаются исходя из орг. структуры b. Возможность редактирования перечня номенклатуры дел в течении года c. Возможность блокировки редактирования номенклатуры дел администратором d. Поиск в номенклатуре дел журналов и папок e. Перенос информации из номенклатуры в электронный Документооборот для регистрации документов в журналах номенклатуры и вложение виртуальных документов в папки номенклатуры f. Получение отчетов по номенклатуре дела. 5. Легко настраиваемые отчеты (желательно свой инструмент) 6. Поиск a. По атрибутам b. Полнотекстовый 7. Система должна поддерживать настраиваемые маршруты с возможностью привязки к орг. структуре с типовыми заготовками a. Последовательное b. Параллельное 8. Регистрация документов a. Типы и виды документов должны быть настраиваемы b. Поддержка версионности c. Возможность к одной карточке прицеплять несколько...

Собственно вопрос такой; нужно автоматизировать документооборот на бюджетном предприятии(одно здание), предполагаемое колличество пользователей 40-90, возможность сканирования документов(желательно с распознаванием, хотя можно и в jpg), Возможность разделения доступа к документам среди пользователей, желательно с простым администрированием. внутренняя электронная почта, хранение документов в одном месте, возможность формирования поручений сотрудникам и контроль за исполнением, ведение карточек документов, возможность редактирования карточек, поиск, сортировка документов по реквизитам, желательно наличие справочников корреспондентов, тематик и т.д.(для облегчения заполнения карточек поиска). возможность визирования входящих и внутренних документов. Отслеживание исполнения действий и виз по документам. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Хотелось бы проконсультироваться по поводу выбора автоматизированной системы систематизации хранения документов в файловом архиве. Требования к системе такие: АС должна: • предоставлять инструментарий автоматической кластеризации имеющегося в файловом архиве объема документов по их тематической принадлежности (логического разбиения архива на группы, возможно, с применением атрибутирования документов); • обладать функциональной независимостью от естественно-языковой принадлежности документов в хранилище; • обеспечивать классификацию поступающих (новых) документов по выделенным кластерам или с образованием нового кластера; • обеспечивать возможность быстрого контекстного поиска по организованному (кластеризованному) хранилищу документов; • предоставлять инструментарий формирования и визуализации отчетов по результатам работы (добавления документов, поиска документов) с организованным хранилищем; АС должна обеспечивать возможность: • работы по концепции "клиент-сервер", то есть поддерживать работу в компьютерных сетях и обеспечивать возможность одновременной работы нескольких пользователей с одним набором данных; • ввода документов в хранилище с электронных носителей информации; • обработки документов в форматах MS Office (*.doc, *.rtf, *.xls, *.ppt, *.txt, *.vsd), Adobe Acrobat (*.pdf); • работы с объемом информационного хранилища свыше 15 ГБ или, в количественном выражении, свыше 400000 документов; • ежедневного пополнения хранилища на величину порядка 10 МБ или 200 документов; • управления правами доступа пользователей к документам в хранилище; Какое решение (продукт) Вы могли бы...

ТерраЛинк рассматривает системы российского делопроизводства, в большей своей части построенные на Lotus Domino/Notes как клиентов к хранилищу (в данном случае, на базе Hummingbird), Учитывая, что на крупных территориально распределенных предприятиях используются различные системы делопроизводства, постепенный переход на единое хранилище с возможностью применения различных бизнес-правил по работе с единицами хранения позволяет снизить время внедрения и повысить ROI. С другой стороны, настройка специализированных модулей автоматизации документооборота от западных ECM – поставщиков на наш взгляд бессмысленна.

Вот какой вопрос - почти все электронные архивы и системы документооборота кэшируют на локальном диске пользователя получаемую им информацию (открываемые файлы). При этом, все рассказы о безопасности систем - превращаются в ничто - данные вместо сервера лежат локально. Есть ли системы, в которых: - Локальный кэш шифруется или / плюс к этому: - Локальный кэш удаляется при завершении работы / при простое - Путь к папке кэша настраивается - Пользователь НЕ МОЖЕТ самостоятельно изменить настройки хранения и удаления кэша Заранее спасибо.