ОТДЕЛ ДОКУМЕНТООБОРОТА - интересные топики

Всем привет! Понимаю, что на этом сайте обсуждают автоматизированные системы документооборота, но, возможно, у кого-то есть опыт внедрения и поддержки документооборота "вручную", то есть без помощи специальных программ. Описываю ситуацию: IT-компания, с довольно большим объемом внутренней и внешней (то есть рассчитанной на заказчика) проектной документации. Появление тех или иных документов должно планироваться заранее, в соответствии с общим планом проекта. Значительаня часть документов должна проходить процедуру согласования и утверждения с высшим руководством, которое находится в другой стране. Также все последние версии документов по всем проектам должны вскоре после их появления публиковаться на корпоративном портале, о чем все заинтересованные лица должны быть оперативно проинформированы. Важной проблемой является то, что так как менеджеров проектов много, и все они следят только за "своей" документацией, вероятность того, что какой-то документ потеряется и останется у менеджера на машине, очень велика. За этим тоже надо следить. Есть отдельный человек, который отвечает за движение и хранение документов внутри компании. Хотелось бы получить какие-то советы и рекомендации по налаживанию схемы маршрутизации и хранения документов без прибегания к помощи автоматизированных систем. При этом, конечно, не хотелось бы, перегружать процесс бюрократическими процедурами. Заранее спасибо за помощь!

Источник: PC Week; автор: Елена Гореткина Обсуждению этих непростых вопросов был посвящен семинар, на котором специалисты центра консалтинга и решений “Аргумент” рассказали о своем опыте работы в области ИТ-консалтинга, системной интеграции и обучения. Сегодня в России представлено порядка 150 различных программных продуктов для планирования и управления предприятием (в том числе класса Enterprise Resource Planning, ERP). Чтобы не утонуть в этом море и оптимальным образом реализовать проект внедрения, нужно прежде всего грамотно подойти к выбору системы. Этой теме был посвящен доклад руководителя отдела корпоративных проектов Наталии Никитиной. По оценке “Аргумента”, на выбор системы приходится лишь 4% стоимости проекта автоматизации, но именно этот этап позволяет существенно снизить риск провала всего начинания. Выбирая решение, следует предварительно ранжировать ERP-системы по различным показателям, таким, как функциональные возможности (поддержка базовых концепций ERP, документооборота, технологических процессов и т. д.), учет отраслевой специфики, архитектура (файл-серверная, клиент-серверная — двух- и трехуровневая) и, конечно, ценовые характеристики, разброс которых весьма широк. Например, в среднем одно рабочее место стоит (в долл.): у “Галактики” 1300—2000, “Паруса” — от 1000 до 1600, Axapta — от 1500 до 2500, Oracle E-Business Suite — 5000, mySAP — от 3000 до 6000 (при покупке не менее 30 рабочих мест). Кроме того, у каждого продукта есть свои недостатки и преимущества, которые необходимо учитывать. Так, по мнению г-жи Никитиной, система “Галактики” — самая функциональная из российских разработок, у “Паруса” есть вертикальные решения для разных...

...а по отечественной терминологии документооборот – это всего лишь часть делопроизводства: мы практически никогда не ощущали реальной конкуренции со стороны многих западных продуктов. С отечественными продуктами на базе Lotus Notes конкуренция есть, а вот с продуктами типа «Документум», «DocsOpen» и т.п. - нет. У нас, безусловно, есть свои соображения на этот счет, и они внушают нам оптимизм. Да, автоматизация отдельных технологических операций, например, по подготовке проектов документов есть у многих зарубежных продуктов. Но охвата всей технологической схемы обработки документов предприятия нет. И похоже потому, что и задачи такой не было в изначальной постановке при их создании.

Хочу услышать мнение независимых экспертов о системе CompaniMedia. Мое мнение, - лучше нет в соотношении цена-функционал. И еще, наша фирма занимается автоматизацией бизнес-процессов, инструмент CompaniMedia - очень класно получается, увязывая отдельные модули и конфигурируя их, можно автоматизировать любой бизнесс-процесс, не связаный с громоздкими вычислениями. Мне не нужна информация о других продуктах, мне нужна критика!

И понятно, что форма документов может быть любая – бумажная, а целиком исключить ее в ближайшее время вряд ли удастся, или электронная. Суть системы управления документами от этого не меняется. И секретарей в безбумажном документообороте исключить можно, правда пока большей частью только теоретически. А система управления документами все равно останется, поскольку управление предприятием осуществляется в документальной форме. И перед собой мы ставим задачу разработки именно универсальных систем обработки документов произвольной организации или предприятия, включая не только делопроизводство, но и подготовку проектов документов, и формализацию описания документов произвольных видов, настраиваемых потребителями, и корпоративный документооборот, охватывающей в едином информационном поле территориально разнесенные подразделения и отдельные организации.

Чтобы правильно выбрать систему автоматизации предприятия необходимо четко понимать цели самой автоматизации. Первый признак в назревшей автоматизации - это заваленные документами сотрудники, теряющиеся заявки, не выставленные вовремя счета и т.п. Но не только для облегчения труда сотрудников необходима автоматизация. Сравним управление предприятием с управлением автомобилем. Если у руководителя отсутствует важная оперативная информация, то он будет двигаться вслепую, на ощупь, получая сигналы о неправильно выбранном направлении, только после столкновения. Получение же такой информации вовремя предоставляет шанс избежать столкновения, и двигаться прямиком к цели на высокой скорости. Конечно, можно принимать решения интуитивно, но лучше это делать на основе достоверных фактов. Итак, цель автоматизации предприятия : иметь точную картину бизнеса, своевременно получая достоверную информацию. А система автоматизации - инструмент в достижении этой цели. Из чего состоит система автоматизации предприятия: 1. из базы данных, в которой храниться картина бизнеса. 2. из форм ввода и механизмов обмена данными, с помощью которых модель Вашего бизнеса взаимодействует с внешним миром. 3. из отчетов, с помощью которых Вы можете видеть и анализировать реальную картину бизнеса. Сравнивая систему автоматизации с домом, база данных в нем будет являться фундаментом, на котором строиться все остальное. Именно с нее начинается строительство приложения. Те, кто думает, что с внедрением новой системы они будут делать то же что и раньше, но в новой программе, ошибаются. Если предположить что...

Здравствуйте, занимаюсь выбором платформы для управления неструктурированной информацией в крупный холдинг. Несколько знакомых CIO рекомендуют Humminbird. Действительно есть достаточно интересные внедрения у их партнеров. Хотел бы спросить у специалистов, работающих "на стороне клиента". Есть ли опыт успешных внедрений таких решений на другой платформе? Есть ли опыт таких решений у других партнеров Hummingbird (кроме компании ТерраЛинк, которая смогла показать нам внедрение ECM-платформы в полном объеме, а не только отдельную систему документооборота или архив)? С уважением, Сергей