ВЕРСИИ ДОКУМЕНТОВ - интересные топики

Всем привет! Понимаю, что на этом сайте обсуждают автоматизированные системы документооборота, но, возможно, у кого-то есть опыт внедрения и поддержки документооборота "вручную", то есть без помощи специальных программ. Описываю ситуацию: IT-компания, с довольно большим объемом внутренней и внешней (то есть рассчитанной на заказчика) проектной документации. Появление тех или иных документов должно планироваться заранее, в соответствии с общим планом проекта. Значительаня часть документов должна проходить процедуру согласования и утверждения с высшим руководством, которое находится в другой стране. Также все последние версии документов по всем проектам должны вскоре после их появления публиковаться на корпоративном портале, о чем все заинтересованные лица должны быть оперативно проинформированы. Важной проблемой является то, что так как менеджеров проектов много, и все они следят только за "своей" документацией, вероятность того, что какой-то документ потеряется и останется у менеджера на машине, очень велика. За этим тоже надо следить. Есть отдельный человек, который отвечает за движение и хранение документов внутри компании. Хотелось бы получить какие-то советы и рекомендации по налаживанию схемы маршрутизации и хранения документов без прибегания к помощи автоматизированных систем. При этом, конечно, не хотелось бы, перегружать процесс бюрократическими процедурами. Заранее спасибо за помощь!

Ситуация следующая, у нас в фирме документы служебного пользования строго запрещено печатать, можно только использовать электронную версию с ограниченым кругом доступа к ней. Бесполезно говорить, что печатать нельзя - это показал опыт. Документы формата MS Word. Вроде как, технически запретить печать из Word'ы нельзя. Есть идеи как запретить (физически или регламентно)?

Dозникла такая проблемка с универсальным справочником. 1. Формируется запись с вложениями в универсальном справочнике. Например, Коды договоров, в этой записи две другие записи Заказчик и Поставщик, в каждой из них есть несколько типов. (Здесь проблем нет) 2. Прописывается свойство, например, внутреннего документа: Название: Коды группы договоров, Тип Запись универсального справочника Тип записи Коды договоров (Здесь вроде тоже проблем нет) Если я правильно понимаю, то теперь при вызове(создании) карточки с описанным свойством из универсального справочника можно будет выбрать определенный тип, соответствующий либо Заказчику, либо Поставщику. Но! при открытии карточки система выдает следующую ошибку: Не удалось сохранить измененные свойства. 80040300: Элемент с указанным ключом не найден в коллекции, т.е не позволяет осуществить выбор из вложений, выбор возможен только в случае если в записи справочника первого уровня определены значения типов. Более того запись в справочнике блокируется и невозможно пройти вглубь вложения. Что это может означать? Спасибо. Денис.

Контур делопроизводства учитывает готовые документы – поступившие, внутренние или отправленные, а не подготовку документов. А версии документов появляются и существуют только на этапах разработки проектов документов. И пока ИТ специалисты будут подобным образом представлять требуемую функциональность систем автоматизации документооборота, у нашего предприятия, по моему мнению, будут отличные перспективы на этом сегменте рынка.

Источник: PC Week; автор: Елена Гореткина Обсуждению этих непростых вопросов был посвящен семинар, на котором специалисты центра консалтинга и решений “Аргумент” рассказали о своем опыте работы в области ИТ-консалтинга, системной интеграции и обучения. Сегодня в России представлено порядка 150 различных программных продуктов для планирования и управления предприятием (в том числе класса Enterprise Resource Planning, ERP). Чтобы не утонуть в этом море и оптимальным образом реализовать проект внедрения, нужно прежде всего грамотно подойти к выбору системы. Этой теме был посвящен доклад руководителя отдела корпоративных проектов Наталии Никитиной. По оценке “Аргумента”, на выбор системы приходится лишь 4% стоимости проекта автоматизации, но именно этот этап позволяет существенно снизить риск провала всего начинания. Выбирая решение, следует предварительно ранжировать ERP-системы по различным показателям, таким, как функциональные возможности (поддержка базовых концепций ERP, документооборота, технологических процессов и т. д.), учет отраслевой специфики, архитектура (файл-серверная, клиент-серверная — двух- и трехуровневая) и, конечно, ценовые характеристики, разброс которых весьма широк. Например, в среднем одно рабочее место стоит (в долл.): у “Галактики” 1300—2000, “Паруса” — от 1000 до 1600, Axapta — от 1500 до 2500, Oracle E-Business Suite — 5000, mySAP — от 3000 до 6000 (при покупке не менее 30 рабочих мест). Кроме того, у каждого продукта есть свои недостатки и преимущества, которые необходимо учитывать. Так, по мнению г-жи Никитиной, система “Галактики” — самая функциональная из российских разработок, у “Паруса” есть вертикальные решения для разных...

...и единое информационное пространство структурированных данных. Только после того, как проведена интеграция на уровне типов данных, можно говорить о практической возможности внедрения workflow-решений, обеспечивающих как формализацию бизнес-процессов, так и обеспечение сотрудников в процессе их выполнения контекстной информацией из различных источников (структурированных и неструктурированных). Ключевым требованием становится при этом обеспечение поддержки изменений в обоих типах данных (например, версионность документов в хранилище неструктурированных данных и репликация data warehouse и СУБД транзакционных систем).

Добрый день! Интересуют системы электронного документооборота, в которых поддерживается учет бумажных копий документа(т.е. документ регистрируется в системе, но с течением времени с бумажного оригинала документа создаются копии и передаются лицам. Необходимо учитывать все копии, их текущего владельца и т.п.). Не подскажете какие именно системы поддерживают учет бумажных экземпляров, можно ли просмотреть их демо-версии и где?

Предлагаю Вашему вниманию видеоролик по работе с "Системой оперативного управления CORPORATE BUSINESS" (flash-версия). Это поможет наглядно убедиться в высоком качестве интерфейса "CORPORATE BUSINESS" и наличии всех необходимых возможностей для оптимального решения задач в сфере электронного документооборота: http://www.corporatebusiness.ru/files/edocs.zip (около 10 Мб) Если кто-то ещё из разработчиков может продемонстрировать что-то аналогичное, думаю, что было бы интересно не только мне посмотреть и сравнить качество решения :) Интересно, сможет ли что-нибудь конкурировать с "CORPORATE BUSINESS" по качеству решения?

Посмотрел сайт www.LETOGRAF.RU и к сожалению не нашел в открытом доступе ни подробной документации( напримех техописания системы - какая СУБД исп, на под какой ОС работает , на каком языке запрограммирована и пр), ни демоверсии. Обращаться к фирме пока не хочу - пристанут.Лрошу рассказать или прислать какую-нибудь доку ( рук польз, сисадмина ли что-то аналогичное) о системе ЛЕТОГРАФ Кто работает более года с ней - отзовитесь. Свойу адрес эл почты предоставлю по просьбе заинтересовавшихся.

Господа, не окажете ли помощь информацией и вот по какому вопросу?.. Контора моя разрабатывает библиотеку для дальнейшей продажи клиентам. Это дело требует нормально разработанной и постоянно обновляемой документации. Идея использования DOXYGEN'а мое руководство не впечатлило , было высказано желание иметь некоторую систему управления документацей, чтобы: - информация хранилась централизовано, желательно в виде отдельных фрагментов, чтобы потом можно было их, фрагменты, склеивать в документы; - был контроль доступа, версий, поиск и проч. - неплохо было бы это дело хранить в виде XML (optional) Итого имеем систему, реализующую т.н. Модульную Модель Документации (MDM), имеющую свой репозитарий контента со всем необходимым. Была дана задача поискать что-то готовое на рынке. Внимание вопрос: известны ли кому подобные системы? Я знаю, что подобное решение реализует Documentum, но, по-моему, он слишком громоздок для наших целей (может, я не прав). Сейчас пытаюсь получить более менее детальную информацию о системе Rhythmyx от Percussion. Господа, пожалуйста, кто-нибудь может подсказать что-то подобное? Заранее благодарю.