ВНЕШНИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ - интересные топики

Всем привет! Понимаю, что на этом сайте обсуждают автоматизированные системы документооборота, но, возможно, у кого-то есть опыт внедрения и поддержки документооборота "вручную", то есть без помощи специальных программ. Описываю ситуацию: IT-компания, с довольно большим объемом внутренней и внешней (то есть рассчитанной на заказчика) проектной документации. Появление тех или иных документов должно планироваться заранее, в соответствии с общим планом проекта. Значительаня часть документов должна проходить процедуру согласования и утверждения с высшим руководством, которое находится в другой стране. Также все последние версии документов по всем проектам должны вскоре после их появления публиковаться на корпоративном портале, о чем все заинтересованные лица должны быть оперативно проинформированы. Важной проблемой является то, что так как менеджеров проектов много, и все они следят только за "своей" документацией, вероятность того, что какой-то документ потеряется и останется у менеджера на машине, очень велика. За этим тоже надо следить. Есть отдельный человек, который отвечает за движение и хранение документов внутри компании. Хотелось бы получить какие-то советы и рекомендации по налаживанию схемы маршрутизации и хранения документов без прибегания к помощи автоматизированных систем. При этом, конечно, не хотелось бы, перегружать процесс бюрократическими процедурами. Заранее спасибо за помощь!

PayDox - это фактически платформа автоматизации, основанная на документообороте. Установив PayDox за 1 день, получаешь работающую на основном наборе документов систему документооборота и возможность неограниченно расширять функциональность. Большинство существующих на рынке систем документооборота ограничены узкими рамками канцелярского документооборота, и не имеют даже той базовой и всем нужной функциональности, которая есть в PayDox - управление платежными документами, формирование балансов по договорам, построение системы производственных или финансовых показателей предприятия, интерфейс к внешним справочникам и т.д. И чтобы создавать новую функциональность, не нужно ни приобретать самодеятельные средства разработки, ни учить самодеятельный язык программирования. Нужно просто немного знать стандартный VB Script и иметь представление о программировании на VB Script в ASP. Только на этом сайте несколько сообщений об интересных внедрениях PayDox. В настоящее время система PayDox установлена на предприятиях самых разных отраслей - это нефтяные компании, фармацевтические компании, центры управления воздушным движением, сети магазинов (в том числе одна из самых крупных в России сеть книжно-канцелярских магазинов), птицефабрики, аудиторские компании, подразделения РАО ЕЭС и т.д. Продукт коробочный - примерно половина клиентов приобретает только коробку и внедряют систему самостоятельно.

Уважаемая общественность! Извините, если мой вопрос не совсем соответсвует тематике форума, но ничего лучше пока не нашел. Прошу поделиться ссылками/впечатлениями на системы подготовки договоров, реализованных в виде отдельных программных продуктов или в составе каких либо систем документооборота. Допускаю, что у программ подобного рода есть какое то специфичное обозначение. К сожалению, мне оно не знакомо, поэтому поясню, что я вкладываю в термин "система подготовки договоров": 1. Прежде всего, это система подготовки шаблонов, определяющих неизменную статическую часть текста договора, и набор редактируемых пользователем параметров договора. Новый шаблон должен иметь возможность формироваться исходя из подготовленных заранее фрагментов на основании ответов пользователя на наводящие вопросы - вид договора, форма оплаты, срочность, вариант штрафных санкций и т.п. Логика выбора того или иного фрагмента для включения в договор должна быть либо настраиваемой, либо программируемой - для отслеживания противоречий. 2. Исходя из этого шаблона в дальнейшем, при создании непосредственно самого договора, у пользователя запрашиваются необходимые динамические параметры - реквизиты контрагента, расчетные счета, номера документов, срок поставки, дата пролонгации, процент штрафа и т.п. Естественно, что все эти реквизиты должны по максимуму браться из справочников, дабы исключить ошибки при наборе текстом. 3. Доступ к шаблонам и договорам должен регламентироваться системой прав. 4. Данные в справочниках неплохо было бы актуализировать с внешними источниками (СУБД).

Я работаю на обычном предприятии, где сеть используется, по сути, только для того, чтобы "все могли послать документ на принтер", а электронная почта является только чем-то вроде усовершенствованного факса (т.е. используется фактически только для посылки сообщений во "внешний" мир). В качестве самого первого шага для того, чтобы убедить моего руководителя в необходимости начинать менять компьютерное "обеспечение" компании, хотелось бы получить от участников форума ссылки на популярные (т.е. не перегруженные специальной терминологией) статьи о преимуществах электронного документооборота. Пусть это будут статьи, расчитанные на уровень самого среднего руководителя, т.е. такого, который считает, что умение пользоваться Word'ом, Excel'ом и Outlook Express'ом - это, собственно, все, что необходимо для работы в современном офисе. Учитывая небольшой размер предприятия, было бы, наверное, правильно начать с каких-то простых решений. Например, через такую популярную статью показать, что установка того же MSExchange Server не заняла бы много времени и средств, но позволила бы автоматизировать, облегчить такие-то и такие-то привычные функции, которые, если присмотреться, отнимают массу времени, сил рядовых сотрудников в то время, как руководитель не может понять и представить, а чем же его сотрудники целый день занимаются и т.п.